Stundensatz berechnen für Selbstständige (Schweiz)

Viele Selbstständige starten mit einer einfachen Frage: Was möchte ich pro Stunde verdienen? Und genau hier beginnt der Fehler. Ihr Stundensatz muss nicht nur Ihre Arbeitszeit bezahlen – er muss Ihr ganzes Geschäft tragen. Die Miete, die AHV, die Ferien, die Krankheitstage, die Vorsorge, die mageren Monate. Alles.

Wer seinen Preis rechnet wie ein Angestellter seinen Lohn, rechnet zu tief. Fast immer. Dieser Artikel zeigt, wie es richtig geht – mit einer einfachen Formel, zwei Beispielen aus der Praxis und dem einen Denkfehler, der besonders in der Schweiz fast alle betrifft.

Zuerst: Wer ist hier überhaupt gemeint?

Bevor wir rechnen, eine kurze, aber wichtige Klärung: Dieser Artikel richtet sich an Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer in der Schweiz. Bei einer GmbH oder AG läuft die Entschädigung in der Regel anders – dort beziehen Sie einen Lohn aus der eigenen Gesellschaft, mit Pensionskasse und anderer Buchhaltungslogik. Viele sagen «ich bin selbstständig», sind es rechtlich aber nicht.

Warum das für die Stundensatz-Berechnung so wichtig ist? Weil bei Einzelunternehmen Privatbezug, Gewinn, AHV und Lebensunterhalt besonders leicht verwechselt werden – und genau daraus entstehen die teuersten Denkfehler. Sehen Sie selbst.

Ihr Stundensatz ist nicht Ihr Stundenlohn

Das ist der wichtigste Satz im ganzen Artikel, also lesen Sie ihn zweimal: Ein Angestellter bekommt Lohn für seine Arbeitszeit. Eine Selbstständige muss mit ihrer verrechenbaren Zeit auch die gesamte nicht verrechenbare Zeit finanzieren.

Als Angestellter bekommen Sie Ihren Lohn – und der Arbeitgeber übernimmt vieles im Hintergrund: einen Teil der Sozialversicherungen, die Pensionskasse, und je nach Regelung bezahlte Ferien, Krankheitstage und Weiterbildung. Sie merken es kaum, weil es einfach da ist.

Als Selbstständige sind Sie der Arbeitgeber. Es gibt niemanden mehr, der für Ihre Ferien aufkommt oder die Pensionskasse einzahlt. Jeder Franken dafür muss aus Ihren verrechneten Stunden kommen. Und weil Sie nie alle Ihre Arbeitsstunden verrechnen können, muss jede verrechnete Stunde mehr tragen, als Sie sich am Anfang vorstellen.

Der teuerste Denkfehler: «Gewinn» ist nicht Ihr Lohn

Jetzt kommt der Punkt, der in kaum einem Ratgeber steht – und den in der Praxis fast alle verwechseln. Er betrifft besonders Einzelunternehmen, und die meisten Selbstständigen in der Schweiz sind genau das.

Als Einzelunternehmerin zahlen Sie sich keinen Lohn aus. In Ihrer Buchhaltung gibt es keine Lohnzeile für Sie selbst. Was Sie zum Leben entnehmen, wird als Privatbezug verbucht – aber nicht als Aufwand. Es wird nicht von Ihrem Gewinn abgezogen, sondern schmälert direkt Ihr Eigenkapital, also das, was Ihnen von der Firma gehört. Das ist der entscheidende Punkt: Ihr Privatbezug senkt den Gewinn nicht.

Und Privatbezug ist mehr, als viele denken. Nicht nur das Geld, das Sie sich «als Lohn» überweisen, zählt dazu. Auch jede private Ausgabe, die über das Geschäftskonto läuft, ist ein Privatbezug: die Krankenkassenprämie, die private Steuerrechnung, der Einkauf fürs Wochenende, das Familienauto. Wer überhaupt ein separates Geschäftskonto hat – und das ist längst nicht selbstverständlich – vermischt hier schnell Privates und Geschäftliches.

Was bedeutet das konkret? Der Gewinn, den Ihre Buchhaltung am Jahresende ausweist, ist nicht das, was Sie zum Leben hatten. Es ist eine Rechengrösse – und auf genau diese Grösse zahlen Sie Einkommenssteuer und AHV. Unabhängig davon, wie viel Sie sich tatsächlich entnommen haben.

Der Stundensatz ist der Hebel, der das löst. Wenn er richtig kalkuliert ist, deckt er nicht nur Ihren Lebensunterhalt, sondern auch die Steuern auf den Gewinn, die AHV, die Vorsorge – und lässt etwas übrig, das Sie zurücklegen können. Wenn er zu tief ist, entnehmen Sie Geld, das eigentlich für Steuern und Zukunft gedacht war. Und merken es erst, wenn die Rechnung kommt.

Die versteckten Posten, die Ihr Stundensatz mittragen muss

Als Selbstständige in der Schweiz tragen Sie vieles selbst, was Angestellten der Arbeitgeber abnimmt. Das gehört alles in Ihre Kalkulation:

• AHV/IV/EO: Als Selbstständige zahlen Sie die Beiträge selbst. Die Sätze und der Mindestbeitrag können sich ändern – prüfen Sie die aktuellen Werte bei Ihrer Ausgleichskasse oder beim Bundesamt für Sozialversicherungen. Wichtig für die Kalkulation ist: Diese Beiträge sind eine echte finanzielle Belastung, die Ihr Stundensatz mittragen muss.
• Vorsorge (2. Säule): Sie sind nicht obligatorisch in einer Pensionskasse. Wer keine zusätzliche Vorsorge aufbaut, stützt sich im Alter im Wesentlichen auf die AHV. Freiwillige Pensionskasse oder Säule 3a kosten – und gehören in die Kalkulation.
• Krankheit und Unfall: Eine Taggeldversicherung ist freiwillig. Wer krank ist und keine hat, kann in dieser Zeit meist nichts verrechnen – während die Kosten weiterlaufen. Auch die Unfallversicherung müssen Sie selbst regeln.
• Ferien: Bezahlte Ferien gibt es nicht mehr. Jeder Ferientag ist ein Tag ohne Einnahmen – aber die Fixkosten laufen weiter.
• Weiterbildung: Zeit und Geld, die niemand ersetzt.
• Betriebskosten: Miete, Fahrzeug, Werkzeug, Software, Versicherungen, Marketing, Buchhaltung.
• Rücklagen: Für ruhige Monate und Investitionen. Der Puffer, der Sie ruhig schlafen lässt.

Kurz zu DACH: In Deutschland und Österreich sind die Systeme anders aufgebaut – Krankenversicherung, Rentenversicherung und Sozialabgaben funktionieren dort nicht wie die Schweizer AHV. Das Prinzip bleibt aber identisch: Ihr Stundensatz muss Ihre gesamte soziale Absicherung mittragen, weil kein Arbeitgeber sie übernimmt.

Die Formel für Ihren Stundensatz

Sie ist einfacher, als Sie denken:

Stundensatz = (Zieleinkommen + Betriebskosten + Rücklagen) ÷ fakturierbare Stunden

Der entscheidende Teil steht im Nenner: die verrechenbaren Stunden – oft auch «fakturierbare» Stunden genannt. Gemeint sind nur die Stunden, die Sie tatsächlich einem Kunden in Rechnung stellen können. Nicht alle Arbeitsstunden.

Das ist der Punkt, an dem sich die meisten verrechnen. Sie teilen ihr Wunscheinkommen durch alle Arbeitsstunden – und übersehen, dass ein grosser Teil ihrer Zeit für Offerten, Fahrten, Einkauf, Buchhaltung und Akquise draufgeht. Diese Zeit ist echte Arbeit, aber niemand bezahlt sie direkt. Sie muss über die verrechenbaren Stunden mitfinanziert werden.

Zwei Beispiele: Sanitär und Freelancerin

Dieselbe Formel, zwei sehr unterschiedliche Betriebe. Der eine mit viel Material, der andere mit fast keinem. Beide sind Einzelunternehmer in der Schweiz.

Beispiel 1 – Sanitärinstallateur (Einzelunternehmen)

Ein Sanitärinstallateur macht rund CHF 230'000 Umsatz im Jahr. Je nach Auftragstyp fällt der Materialanteil unterschiedlich ins Gewicht – in dieser Modellrechnung rechnen wir mit 40 Prozent. Entscheidend ist nicht, dass der Wert für jeden Betrieb exakt passt, sondern dass Material und Arbeitsleistung getrennt betrachtet werden.

Wichtig: Material wird meist mit einem Gewinnzuschlag weitergegeben – dieser Materialgewinn ist ein eigener Ertrag und sollte nicht mit dem Stundensatz auf die Arbeit vermischt werden. Viele Handwerker arbeiten zudem mit Pauschalpreisen (Material inklusive Installation, alles in einer Zahl). Das ist für den Kunden bequem – aber intern müssen Sie trotzdem wissen, was Material und was Arbeitsleistung ist. Sonst kann ein guter Materialzuschlag heimlich eine zu tief kalkulierte Arbeitsstunde verdecken.

Nun die Gegenrechnung: Was muss die Arbeitsleistung alles decken?

Jetzt die fakturierbaren Stunden: Er arbeitet 44 Wochen im Jahr (nach Ferien und Feiertagen), rund 40 Stunden pro Woche. Das sind 1'760 Arbeitsstunden. Aber Offerten, Fahrten, Materialbeschaffung, Reklamationen und Büro fressen einen grossen Teil. Realistisch verrechenbar: etwa 60 Prozent, also rund 1'056 Stunden.

Beispiel 2 – Freelancerin ohne Material (Einzelunternehmen)

Bei einer Freelancerin ist kaum Material im Spiel. Fast alles ist Arbeitsleistung. Man könnte meinen, dann sei die Rechnung einfacher – aber es gilt dieselbe Logik. Was muss ihre Arbeit decken?

Sie arbeitet 44 Wochen, rund 40 Stunden pro Woche – also 1'760 Arbeitsstunden. Aber Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung und unbezahlte Projektzeit sind bei Freelancern oft besonders hoch. Realistisch verrechenbar: etwa 55 Prozent, rund 970 Stunden.

Der blinde Fleck: Was, wenn die Aufträge ausbleiben?

Beide Beispiele oben haben einen Haken – und den nenne ich hier ganz offen: Sie gehen von einem Jahr aus, in dem die fakturierbaren Stunden auch tatsächlich mit Aufträgen gefüllt sind. Doch was, wenn nicht?

Verrechenbare Stunden sind nicht dasselbe wie ausgelastete Stunden.

Sie können pro Woche vielleicht 25 Stunden verrechnen – aber wenn keine Aufträge kommen, verrechnen Sie null. Das Sommerloch, die ruhige Zeit nach den Festtagen, die Flaute nach einem grossen Projekt: Das sind Wochen, in denen die Fixkosten weiterlaufen, aber die Einnahmen fehlen.

Wer seinen Stundensatz mit voller Auslastung kalkuliert und dann nur zu 70 Prozent ausgelastet ist, hat automatisch eine Lücke – egal wie sauber die Formel war. Deshalb gilt: Rechnen Sie nicht mit dem besten Fall. Und planen Sie die mageren Wochen bewusst ein.

Und für Neugründerinnen und Neugründer gilt das doppelt: Am Anfang ist die Auslastung fast immer tiefer. Die Kundschaft muss erst aufgebaut werden, viel Zeit fliesst in Akquise, die sich noch nicht auszahlt. Wer als Startup mit der Auslastung eines eingespielten Betriebs kalkuliert, verrechnet sich systematisch. Rechnen Sie in den ersten ein bis zwei Jahren mit weniger verrechenbaren – und vor allem weniger ausgelasteten – Stunden.

Wunsch gegen Wirklichkeit

Der häufigste Rechenweg sieht harmlos aus – und führt direkt in die Unterdeckung. Hier beide nebeneinander:

Der Unterschied ist gewaltig: CHF 44 gegen CHF 118 – hier als vereinfachte Gegenüberstellung, um das Prinzip zu zeigen. Der einzige Unterschied ist die Rechnung. Wer mit CHF 44 in den Markt geht, wird viel arbeiten und trotzdem nie auf einen grünen Zweig kommen. Nicht weil er schlecht ist – sondern weil die Kalkulation von Anfang an nicht aufgehen konnte.

Die häufigsten Denkfehler beim Stundensatz

Sechs Fehler, die immer wieder vorkommen. Wahrscheinlich erkennen Sie sich in mindestens einem wieder:

1. Das Wunschgehalt einfach durch 12 teilen. Und dann durch 160 Stunden. So entsteht ein Satz, der nur den Lohn deckt – und nichts anderes.

2. Mit voller Arbeitszeit rechnen. 40 oder 45 Stunden pro Woche als fakturierbar annehmen. In Wahrheit sind es oft nur gut die Hälfte.

3. Ferien, Krankheit und Weiterbildung vergessen. Die Klassiker. Weil man im Alltag nicht daran denkt – bis der Ferientag oder die Grippe kommt und kein Geld fliesst.

4. Sich mit Angestelltenlöhnen vergleichen. «Ein Angestellter in meinem Beruf verdient CHF 40 pro Stunde, also verlange ich CHF 45.» Ein Trugschluss – Sie tragen alles selbst, was beim Angestellten der Arbeitgeber übernimmt.

5. Sich nur an der Konkurrenz orientieren. Sie wissen nicht, welche Struktur der andere hat: Wo kauft er ein? Wie hoch sind seine Fixkosten? Hat er Angestellte, ein abbezahltes Fahrzeug, eine eigene Werkstatt oder Schulden? Wer die Konkurrenz kopiert, kopiert womöglich deren Fehler.

6. Keinen Spielraum für Rücklagen einplanen. Wer auf null kalkuliert, hat bei der ersten Steuerrechnung oder dem ersten ruhigen Monat ein Problem.

Kostenuntergrenze gegen Marktpreis

Jetzt die berechtigte Frage: Kann ich meinen kalkulierten Satz überhaupt am Markt durchsetzen?

Wichtig ist die Unterscheidung: Ihre Kalkulation zeigt die Untergrenze. Der Markt zeigt, welchen Preis Kunden unter den gegebenen Bedingungen akzeptieren.

Der kalkulierte Stundensatz ist das Minimum – der Betrag, unter dem sich Ihre Arbeit nicht trägt. Ob Sie mehr verlangen können, entscheidet der Markt: Ihre Positionierung, Ihre Qualität, Ihre Kundschaft, Ihre Region. Manchmal liegt der Marktpreis über Ihrer Untergrenze – dann haben Sie Spielraum. Manchmal darunter – dann müssen Sie etwas ändern: an den Kosten, an der Effizienz, an der Positionierung oder am Angebot.

Was Sie nicht tun sollten: dauerhaft unter Ihrer Kostenuntergrenze arbeiten, nur weil «der Markt das so zahlt». Das ist kein Geschäft – das ist ein langsames Ausbluten. Die Kalkulation zeigt, was Sie mindestens verlangen müssen. Alles andere ist Verhandlung.

So testen Sie Ihre Zahlen mit machesclever

Ein Stundensatz auf dem Papier ist das eine. Die Frage ist: Trägt er Ihr Geschäft über ein ganzes Jahr – mit ruhigen Monaten, Steuerrechnungen und Privatbezügen? Genau das können Sie in machesclever durchspielen.

• Mit eigenen Zahlen rechnen: Zieleinkommen, Betriebskosten, fakturierbare Stunden selbst eingeben.
• Szenarien durchspielen: Was passiert, wenn Sie mehr Ferien nehmen, weniger fakturieren oder den Satz erhöhen?
• Privatbezüge und Gewinn getrennt sehen: damit Sie nicht verwechseln, was Sie entnehmen und was Sie versteuern.
• Risikofrei testen, bevor Sie Ihre Preise im echten Geschäft anpassen.

FAQ – Häufige Fragen zum Stundensatz

Quellen